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Politique de confidentialité

 


Dernière mise à jour : 24 Juillet 2026

✽  Qui sommes-nous ? 


Amana Trips est une activité de création et d’organisation de voyages culturels, éthiques et sur mesure.

Le responsable du traitement de vos données personnelles est Essaaddik Ghazzany, entreprise personne physique exerçant sous le nom commercial Amana Trips.

Pour toute question relative à la protection de vos données personnelles ou pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante :

privacy.amanatrips@outlook.com

La présente politique explique comment Amana Trips collecte, utilise, conserve, partage et protège vos données personnelles lorsque vous consultez le site, remplissez un formulaire, prenez contact avec nous, préparez ou réservez un voyage.

✽  Quelles données pouvons-nous collecter ?  


Selon les services que vous utilisez et l’état d’avancement de votre projet de voyage, nous pouvons collecter les catégories de données suivantes :

  • vos données d’identification, telles que votre nom et votre prénom ;
  • vos coordonnées, telles que votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone ;
  • les informations relatives à votre projet de voyage, telles que la destination souhaitée, les dates ou la période envisagée, la durée du séjour, le budget, le nombre de voyageurs, la composition du groupe, les préférences et les prestations demandées ;
  • les informations et messages que vous choisissez de nous communiquer au moyen de WhatsApp, notamment vos coordonnées, vos demandes pratiques et les informations nécessaires au suivi du voyage
  • les informations que vous choisissez de nous communiquer au moyen d’un formulaire, par e-mail, par téléphone ou lors d’un rendez-vous ;
  • les informations que vous saisissez dans le formulaire de contact du site, dans les formulaires Google Forms utilisés pour préparer votre projet de voyage ou lors de la prise de rendez-vous au moyen de Calendly ;
  • lorsque votre projet donne lieu à un devis, une réservation ou un contrat, les informations nécessaires à la gestion de votre dossier, à la facturation, au paiement et à l’organisation des prestations de voyage ;
  • les informations relatives aux autres participants au voyage que vous nous communiquez lorsque vous organisez un séjour pour plusieurs personnes ;
  • les données techniques strictement nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du site, telles que l’adresse IP, les journaux techniques, l’identifiant de session, le choix de langue ou les préférences techniques du site.
Certaines informations relatives à vos besoins particuliers peuvent constituer des données sensibles. Il peut notamment s’agir d’informations concernant une allergie, un état de santé, un handicap, un besoin d’assistance ou une demande susceptible de révéler des convictions religieuses.

Nous vous demandons de ne pas transmettre par WhatsApp de copies de passeport, de données bancaires, de documents médicaux ou d’autres informations particulièrement sensibles, sauf demande expresse et lorsqu’un moyen approprié a été convenu.

Nous ne collectons ces informations que lorsqu’elles sont strictement nécessaires à l’organisation des prestations demandées. Lorsque la réglementation l’exige, nous vous demandons séparément votre consentement explicite avant de traiter ces données. Nous vous invitons à ne communiquer que les informations strictement nécessaires à l’organisation de votre voyage.

Le site utilise uniquement des cookies strictement nécessaires à son fonctionnement, à sa sécurité et à la fourniture des services demandés. Nous n’utilisons actuellement aucun cookie publicitaire, aucun cookie de profilage et aucun cookie de mesure d’audience.

Des informations complémentaires concernant les cookies strictement nécessaires sont disponibles dans notre Politique relative aux cookies.

✽  Données concernant les autres participants au voyage


Lorsque vous préparez ou réservez un voyage pour plusieurs personnes, vous pouvez être amené à nous communiquer les données personnelles d’autres participants, par exemple votre conjoint, vos enfants, des membres de votre famille ou d’autres accompagnants.

Dans ce cas, nous recevons leurs données de la personne qui organise ou réserve le voyage. Nous vous demandons de les informer de cette transmission et de leur communiquer la présente politique de confidentialité.

Nous utilisons les données de ces participants uniquement dans la mesure nécessaire à la préparation, à la réservation et à l’exécution du voyage.

Lorsque cela est requis par le RGPD, Amana Trips fournit également directement aux personnes concernées les informations relatives au traitement de leurs données.

Les données relatives aux mineurs doivent être communiquées par leur représentant légal ou par une personne autorisée à organiser leur voyage.

✽  Certaines données sont-elles obligatoires ?


Les champs signalés comme obligatoires dans nos formulaires sont nécessaires pour traiter votre demande, préparer une proposition, établir un devis ou effectuer une réservation.

Si vous ne fournissez pas ces informations, Amana Trips peut ne pas être en mesure de répondre à votre demande, d’établir une proposition ou d’organiser les prestations demandées.

Les autres informations sont facultatives.

Les informations relatives à votre santé, à vos besoins d’assistance ou à d’autres besoins particuliers sont en principe facultatives. Toutefois, lorsque ces informations sont indispensables à la mise en place d’une prestation ou d’un aménagement précis, leur absence peut nous empêcher d’organiser cette prestation particulière.

✽  Pourquoi utilisons nous vos données ?


Nous utilisons vos données pour :

  • répondre à vos demandes de contact et communiquer avec vous ;
  • comprendre et analyser votre projet de voyage ;
  • organiser un appel ou un rendez-vous ;
  • communiquer avec vous au moyen des canaux convenus, notamment par e-mail, téléphone ou WhatsApp, pour la préparation, le suivi et la gestion pratique du voyage ;
  • assurer les échanges pratiques avant et pendant le voyage, notamment pour les horaires, points de rendez-vous, informations logistiques, demandes d’assistance et changements opérationnels.
  • préparer une proposition personnalisée ou un devis ;
  • conclure et gérer un contrat de voyage ;
  • effectuer les réservations et organiser les prestations demandées ;
  • communiquer avec les participants au voyage lorsque cela est nécessaire ;
  • gérer les paiements, les factures, les documents et le suivi administratif ;
  • assurer le suivi avant, pendant et après le voyage ;
  • répondre à une demande d’assistance, une réclamation ou un incident ;
  • respecter nos obligations légales, comptables, fiscales et administratives ;
  • assurer la sécurité du site, de nos outils et de nos communications ;
  • prévenir les abus, les fraudes ou les utilisations non autorisées ;
  • constater, exercer ou défendre les droits d’Amana Trips en cas de contestation.

✽  Sur quelles bases légales ?


Selon la situation, le traitement de vos données repose sur l’une des bases juridiques suivantes :

  • les mesures précontractuelles prises à votre demande, lorsque nous répondons à votre demande, analysons votre projet, organisons un rendez-vous ou préparons une proposition ou un devis ;
  • l’exécution du contrat, lorsque nous gérons votre réservation, vos documents, vos paiements et les prestations comprises dans votre voyage ;
  • le respect d’une obligation légale, notamment pour nos obligations comptables, fiscales, administratives ou liées à la coopération avec les autorités compétentes ;
  • l’intérêt légitime d’Amana Trips, notamment pour assurer la sécurité de ses outils, prévenir les abus, conserver les preuves nécessaires, gérer les réclamations et défendre ses droits ;
  • l’intérêt légitime d’Amana Trips et des participants au voyage, lorsque nous devons traiter les données d’un accompagnant afin d’organiser un voyage demandé par la personne qui effectue la réservation ;
  • votre consentement, lorsque nous vous envoyons des communications commerciales nécessitant votre accord ;
  • votre consentement explicite, lorsque vous nous communiquez des données de santé ou des informations susceptibles de révéler des convictions religieuses et que ce consentement est requis par l’article 9 du RGPD.

Le fonctionnement technique et la sécurité du site reposent sur l’intérêt légitime d’Amana Trips à proposer un site fonctionnel et sécurisé. Les cookies actuellement utilisés sont strictement nécessaires et ne nécessitent pas de consentement préalable.

✽  Avec qui vos données peuvent-elles être partagées ?


Vos données personnelles sont accessibles uniquement aux personnes et organismes qui doivent en prendre connaissance pour traiter votre demande ou organiser votre voyage.

Elles peuvent notamment être communiquées :

  • aux personnes autorisées au sein d’Amana Trips ; 
  • aux prestataires de paiement, de facturation et de comptabilité ;
  • aux prestataires techniques utilisés pour héberger et exploiter le site et les outils du parcours client, notamment Odoo SA pour le site et le formulaire de contact, Systeme.io pour la landing page, Google pour les formulaires Google Forms, Calendly pour la prise de rendez-vous, Microsoft pour la messagerie Outlook et WhatsApp pour les communications pratiques liées à la préparation, à la gestion et au suivi du voyage ;
  • aux transporteurs, hébergements, guides, agences locales, agences réceptives, prestataires d’activités, services d’assistance, assureurs et autres partenaires nécessaires à l’organisation du voyage ;
  • aux conseils professionnels d’Amana Trips, notamment ses conseils juridiques, comptables ou assureurs, lorsqu’un accès aux données est nécessaire ;
  • aux autorités administratives, judiciaires ou de contrôle lorsque la loi l’exige.

Nous limitons les informations communiquées à ce qui est nécessaire pour la prestation concernée.

Certains partenaires touristiques, notamment les hôtels, les assureurs ou les prestataires locaux, peuvent traiter les données en qualité de responsables de traitement indépendants. Dans ce cas, ils sont responsables de leurs propres traitements et de leurs propres obligations d’information.

Amana Trips ne vend et ne loue pas vos données personnelles.

✽  Transferts hors de l’Espace économique européen


Certains voyages peuvent nécessiter la communication de données personnelles à des prestataires situés en dehors de l’Espace économique européen, par exemple à un hébergement, un transporteur, un guide ou une agence locale située dans le pays de destination.

Dans ce cas, seules les données strictement nécessaires à la réservation et à l’exécution des prestations demandées sont communiquées.

Selon le pays, le destinataire et la situation, le transfert peut reposer :

  • sur une décision d’adéquation adoptée par la Commission européenne ;
  • sur des garanties appropriées, telles que les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne ;
  • ou, lorsque les conditions du RGPD sont réunies, sur une dérogation applicable à un transfert nécessaire à la conclusion ou à l’exécution du voyage demandé.

Certains prestataires techniques peuvent également traiter des données en dehors de l’Espace économique européen. Amana Trips vérifie que ces transferts reposent sur un mécanisme autorisé par le RGPD.

Certains outils de communication, notamment WhatsApp, peuvent impliquer des traitements ou des accès à des données depuis des pays situés en dehors de l’Espace économique européen. Ces traitements sont encadrés conformément aux mécanismes prévus par le chapitre V du RGPD.

Vous pouvez obtenir des informations sur le mécanisme applicable à un transfert en écrivant à :

privacy.amanatrips@outlook.com

✽  Communications par WhatsApp


Amana Trips peut utiliser WhatsApp pour les échanges pratiques liés à la préparation et au déroulement du voyage, lorsque ce canal a été convenu avec le client.

Ces échanges peuvent notamment concerner les horaires, les points de rendez-vous, les informations logistiques, les rappels, les demandes d’assistance ou les communications pratiques pendant le séjour.

Les documents contractuels importants, les modifications formelles du voyage, les factures, les réclamations et les informations nécessitant une conservation durable sont transmis ou confirmés par e-mail ou par un autre support approprié.

Nous vous recommandons de ne pas envoyer par WhatsApp de données bancaires, de copies de documents d’identité, de données médicales détaillées ou d’autres informations sensibles, sauf lorsqu’une transmission est nécessaire et qu’un moyen approprié a été convenu.

WhatsApp traite également certaines données conformément à ses propres conditions et à sa propre politique de confidentialité.

✽  Combien de temps conservons-nous vos données ?


Nous conservons vos données uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

Les durées suivantes sont appliquées :

  • les demandes de contact qui ne donnent pas lieu à un contrat sont conservées pendant un maximum de 24 mois après le dernier échange ;
  • les projets et devis qui ne donnent pas lieu à une réservation sont conservés pendant un maximum de 24 mois après le dernier échange ;
  • les dossiers clients et les documents relatifs au voyage sont conservés pendant la durée de la relation contractuelle, puis archivés avec un accès limité pendant les délais légaux de prescription applicables ;
  • les factures et documents comptables sont conservés pendant les durées imposées par la législation comptable et fiscale belge ;
  • les données de santé et les informations relatives aux besoins particuliers sont supprimées au plus tard dans les 30 jours suivant la fin du voyage, sauf si elles sont encore nécessaires pour gérer un incident, une demande d’assistance, une réclamation ou un litige ;
  • dans ce dernier cas, elles sont conservées uniquement jusqu’à la clôture du dossier et, lorsque cela est nécessaire, pendant le délai de prescription applicable ;
  • les données techniques et journaux de sécurité sont conservés pendant la durée configurée par le prestataire technique, dans la limite de ce qui est nécessaire à la sécurité du site ;
  • les cookies strictement nécessaires sont conservés pendant la durée indiquée dans la Politique relative aux cookies et expirent lorsqu’ils ne sont plus nécessaires à leur finalité.

À l’expiration de ces durées, les données sont supprimées ou rendues anonymes, sauf lorsqu’une obligation légale impose leur conservation.

✽  Quels sont vos droits ?


Conformément au RGPD, vous disposez, selon les conditions applicables, des droits suivants :

  • le droit d’obtenir des informations sur le traitement de vos données ;
  • le droit d’accéder à vos données ;
  • le droit de faire rectifier des données inexactes ou incomplètes ;
  • le droit de demander l’effacement de vos données ;
  • le droit de demander la limitation du traitement ;
  • le droit de vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime ;
  • le droit à la portabilité de vos données lorsque les conditions légales sont réunies ;
  • le droit de retirer votre consentement à tout moment lorsque le traitement repose sur celui-ci.

Le retrait de votre consentement n’affecte pas la licéité des traitements réalisés avant ce retrait.

Lorsque vos données sont utilisées à des fins de marketing direct, vous pouvez vous y opposer à tout moment, sans devoir fournir de justification.

Pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante :

privacy.amanatrips@outlook.com

Merci de préciser l’objet de votre demande ainsi que les informations permettant d’identifier le dossier concerné.

En cas de doute raisonnable sur votre identité, nous pouvons vous demander des informations complémentaires strictement nécessaires pour vérifier votre identité et éviter qu’un tiers accède à vos données.

Votre demande sera traitée dans les délais prévus par le RGPD.

✽  Réclamation auprès de l’autorité de contrôle


Si vous estimez que vos données personnelles ne sont pas traitées conformément au RGPD, nous vous invitons à nous contacter en priorité afin que nous puissions examiner votre demande :

privacy.amanatrips@outlook.com

Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données en Belgique.

Si vous résidez ou travaillez dans un autre État membre de l’Union européenne, vous pouvez également saisir l’autorité de contrôle de votre lieu de résidence habituelle, de votre lieu de travail ou du lieu où la violation alléguée aurait été commise.

Pour les personnes résidant en France, l’autorité compétente est notamment la Commission nationale de l’informatique et des libertés, la CNIL.

✽ Sécurité


Amana Trips met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger vos données personnelles contre l’accès non autorisé, la perte, l’altération, la destruction ou la divulgation accidentelle.

L’accès aux données est limité aux personnes et prestataires qui doivent en prendre connaissance pour traiter votre demande ou organiser votre voyage.

Les prestataires techniques utilisés par Amana Trips sont sélectionnés en tenant compte des garanties qu’ils présentent en matière de sécurité et de protection des données.

Malgré les mesures mises en œuvre, aucun système informatique ou moyen de transmission sur Internet ne peut garantir une sécurité absolue. En cas de violation de données présentant un risque pour les personnes concernées, Amana Trips prendra les mesures prévues par la réglementation applicable.

✽ Mise à jour de cette politique


La présente politique peut être modifiée afin de tenir compte de l’évolution de nos services, de nos outils ou de nos obligations légales.

La date de la dernière mise à jour est indiquée en haut de cette page.

En cas de modification importante affectant la manière dont vos données personnelles sont utilisées, nous vous en informerons par un moyen approprié lorsque la réglementation l’exige.